【納期が遅れます】言いにくいことの伝え方

言い出しにくいことを抱えてしまった

仕事、プライベートを問わず、望んでもいないのにトラブルは舞い降り「言いにくいこと」が発生する。ディレクターというサンドイッチの具材ポジションで仕事をしているとそれはもうしょっちゅう発生する。

「仕様が変わりました。」
「納期に間に合いません。」
「Aヨミを失注しました。」
「君のプリンを食べてしまいました。」

日常茶飯事だ。

言わなくて済めばいいが大抵の場合はしかるべき相手に報告しなければならない。
そして「言いにくいこと」を説明する時、ついついまわりくどい言い回しをしてしまう。言いにくいのだから仕方がないが、これが事態をより悪化させてしまう。
相手がある程度頭が良い場合、背景や理由を言い訳混じりで伝えている間に察してしまい、早く言え!という無用なイライラをもプラスしてしまう。

わかってはいるけどついつい回りくどく言ってしまうという方には是非参考にしてもらいたいのが「報告の三段跳び法」である。まだ会社員をやっていた頃、これに気づいてから随分楽になった方法である。

三段跳びとは言わずと知れた、ホップ・ステップ・ジャンプとリズム良く3歩使って跳ぶことである。

Hop Step Jump

報告する時に、トラブル自体を報告しようと思っていると心理的に苦しくなるので言いにくくなる。まず大事なのが、トラブル自体の報告を三段跳びでいうホップ、つまりは単なる一歩目であるという認識をする。これだけでぐっと言い出し易くなる。

では、続くステップとジャンプは何か?

わかり易く「ジャンプ」から先に言うと「対策」である。
既に起こってしまったトラブルは取り返しがつかない。唐揚げレモンである(ドラマ「カルテット」の第一話参照)。だからこそ、この後の未来をどうするかが大事である。これを話の最後に据えてはじめて生産性のある議論に持っていくことができる。

「ステップ」には背景や理由の説明が入る。
これがあってはじめてすんなり「ジャンプ」させてもらえる。背景や理由をわかっていなければ、論理の飛躍についていけずせっかく華麗にジャンプを決めても認めてもらえない。ちなみにステップはできる限りコンパクトに終えることをおすすめする。報告する事象に自分の非があろうがなかろうが、理由の部分はつい多く語りたくなるものだが、ホップから大きなジャンプにつなげるための単なるステップだという認識で。自分にとっても報告する相手にとっても、最も大事なのは未来すなわち「ジャンプ」である。

以上が「報告の三段跳び法」です。
言い出しにくい!と感じるトラブルが発生したら、このホップ・ステップ・ジャンプをイメージして報告する。ジャンプするところまでイメージできてさえいれば、最初のホップを踏み出し易くなるはずです。

ジャンプする

いざ報告するタイミングでやってしまうのが、ホップを飛ばしてステップから入ってしまうパターン。ついつい切り出せなくて背景や理由説明から入ってしまうと、事前にちゃんとジャンプまで考えていたとしても、リズムが狂っているのでスムーズに最後まで運べなくなってしまう。

あと、もうひとつ大事な要素はスピード。大抵の場合は悠長に跳び方を考えている時間は与えられない。問題が大きければ大きいほど早く跳ばなければならない。
仮に十分に準備ができずに報告に臨む必要がある時こそ焦らず、ホップ・ステップ・ジャンプを心がけたい。間違えずにホップ・ステップまで跳べれば、最後のジャンプについては検討中ですでも筋は通せるし、場合によっては報告相手と一緒にジャンプできることもあります。

では、最後に実践編で。

前回のブログの締めで約束した「開発者が農業を始める確率」は書けませんでした。申し訳ございません。(ホップ)
農家や開発者の人口や年齢分布、居住地などのデータから算出しようと頭を捻りましたが、いまいち面白い論理展開が思いつきませんでした。自分の力不足です。(ステップ)
非常に難易度の高いネタだと再認識しましたが、今年書いていくブログのどこかで必ず「開発者が農業を始める確率」を導き出してブログにしたいと思います。(ジャンプ)